Notion 필터와 정렬 완전 정복: 필요한 정보만 빠르게 찾는 실전 가이드

데이터가 쌓일수록 필요한 ‘필터와 정렬’의 힘

디지털 업무 환경에서 노션(Notion)은 단순한 메모 도구를 넘어, 프로젝트 관리와 데이터베이스 운영의 중심 플랫폼으로 자리 잡았다. 하지만 시간이 지나며 데이터가 쌓이면, 원하는 정보를 찾는 데 오히려 더 많은 시간이 소요될 수 있다.
이때 Notion 필터와 정렬 기능은 데이터 속 ‘필요한 정보만 빠르게’ 추출하고, 업무 흐름을 명확히 유지하는 핵심 도구가 된다.
특히 팀 단위 협업, 대규모 프로젝트, 클라이언트별 업무 기록처럼 복잡한 데이터 환경에서는 필터와 정렬이 없으면 원하는 정보를 찾아내기 어렵다.
이 글에서는 Notion 필터와 정렬 완전 정복을 목표로, 실무 환경에서 바로 적용 가능한 설정 팁과 고급 필터 조건 작성 예시 및 화면 캡처 가이드까지 포함해 전문가 관점에서 제시한다.

 

필터 기능 이해하기 – 데이터에서 필요한 것만 남기는 기술

필터(Filter)는 특정 조건에 맞는 데이터만 화면에 표시하는 기능이다. 단순히 ‘검색’과 달리, 데이터베이스의 구조와 속성을 기반으로 세부 조건을 설정할 수 있다는 점이 강점이다.

필터의 핵심 요소

1. 속성(Property) 기반 조건
   날짜, 체크박스, 선택 드롭다운, 숫자, 텍스트 등 속성 유형에 맞춰 필터 조건을 설정한다.
   예: 마감일이 이번 주인 작업만 표시하거나, 상태(Status)가 ‘진행 중’인 항목만 보여주기.
2. 다중 조건 결합
   AND, OR 조건을 통해 복합적인 필터링이 가능하다.
   예: 담당자가 ‘김대리’ AND 마감일이 이번 주.
3. 동적 날짜 필터
   ‘오늘’, ‘이번 주’, ‘다음 달’처럼 현재 날짜를 기준으로 자동 업데이트되는 필터.

 

정렬 기능 이해하기 – 데이터 흐름을 한눈에 보는 방법

정렬(Sort)은 데이터의 표시 순서를 원하는 기준으로 배치하는 기능이다.
필터가 ‘무엇을 보여줄지’를 결정한다면, 정렬은 ‘어떤 순서로 보여줄지’를 결정한다.

 정렬의 핵심 요소

1. 단일 기준 정렬 – 날짜 순, 알파벳 순, 숫자 크기 순.
2. 다중 기준 정렬 – 1차 기준 ‘우선순위’, 2차 기준 ‘마감일’.
3. 오름차순/내림차순 – 오래된 날짜→최신 날짜, 낮은 숫자→높은 숫자 순서.

 

고급 필터 조건 작성 예시

단순한 필터만으로는 복잡한 업무 상황을 완전히 커버하기 어렵다. 아래 예시들은 실무에서 자주 쓰이는 고급 조건 조합이다.

예시 1 – 이번 주 내 마감되는 고우선순위 업무

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조건 1: 상태 = 진행 중 조건 2: 우선순위 = 높음 조건 3: 마감일 → 이번 주

활용 상황: 주간 스프린트 회의 전, 집중 처리할 업무 파악.

 

예시 2 – 연락이 필요한 잠재 고객 필터

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조건 1: 고객 상태 = 잠재 조건 2: 마지막 연락일 → 30일 전 이상 조건 3: 담당자 = 나

활용 상황: 영업 CRM에서 장기 미접촉 고객 자동 추출.

 

예시 3 – 발행 예정 콘텐츠 점검

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조건 1: 상태 = 작성 완료 OR 검수 중 조건 2: 발행일 → 다음 달 조건 3: 카테고리 = 블로그

활용 상황: 콘텐츠 마케팅팀에서 발행 일정 관리 시 활용.

 

예시 4 – 미리보기 버전이 필요한 디자인 프로젝트

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조건 1: 프로젝트 상태 = 진행 중 조건 2: 디자인 시안 = 없음 조건 3: 마감일 → 14일 이내

활용 상황: 디자이너 업무 대시보드에서 우선 작업 순위 결정.

고급 필터 조건 예시 표

예시 번호조건 설정Notion 설정 방법활용 상황

1	상태 = 진행 중 우선순위 = 높음 마감일 = 이번 주	필터 1: 속성 ‘상태’ → ‘진행 중’ 필터 2: 속성 ‘우선순위’ → ‘높음’ 필터 3: 속성 ‘마감일’ → ‘이번 주’	주간 회의 전, 이번 주 안에 처리해야 할 핵심 업무만 확인
2	고객 상태 = 잠재 마지막 연락일 ≥ 30일 전 담당자 = 나	필터 1: 속성 ‘고객 상태’ → ‘잠재’ 필터 2: 속성 ‘마지막 연락일’ → ‘30일 전 이상’ 필터 3: 속성 ‘담당자’ → ‘나’	영업 CRM에서 장기 미접촉 고객 리스트 추출
3	상태 = 작성 완료 OR 검수 중 발행일 = 다음 달 카테고리 = 블로그	필터 1: 속성 ‘상태’ → ‘작성 완료’ OR ‘검수 중’ 필터 2: 속성 ‘발행일’ → ‘다음 달’ 필터 3: 속성 ‘카테고리’ → ‘블로그’	콘텐츠 발행 일정 관리
4	프로젝트 상태 = 진행 중 디자인 시안 = 없음 마감일 ≤ 14일 이내	필터 1: 속성 ‘프로젝트 상태’ → ‘진행 중’ 필터 2: 속성 ‘디자인 시안’ → ‘없음’ 필터 3: 속성 ‘마감일’ → ‘14일 이내’	디자인 프로젝트 우선 작업 목록 자동 생성

 

화면 캡처 가이드 – 독자의 이해를 높이는 시각 자료 활용법

필터와 정렬 기능은 글로 설명하는 것보다 화면 이미지로 직접 보여줄 때 체류 시간과 이해도가 상승한다.
다음 방법으로 캡처 자료를 준비하면 블로그 가독성이 높아진다.

 캡처 가이드

1. 뷰 모드 표시
   • 캡처 전, Notion에서 해당 데이터베이스의 ‘뷰(View)’ 이름이 보이도록 한다.
   • 독자가 어떤 화면에서 작업 중인지 직관적으로 알 수 있다.
2. 필터 설정 창 강조
   • 필터 조건이 보이는 부분을 확대 캡처.
   • 조건 박스를 색상 표시나 화살표로 강조.
3. 정렬 기준 표시
   • 정렬 기준이 보이는 드롭다운 영역을 함께 캡처.
   • ‘1차 기준 → 2차 기준’ 순서를 알 수 있도록 한다.
4. 결과 화면 예시
   • 필터·정렬 적용 전/후를 나란히 비교 캡처.
   • ‘적용 전 = 무질서, 적용 후 = 깔끔한 목록’ 형태로 시각적 차이를 보여준다.
5. 파일 크기 최적화
   • PNG 대신 JPG로 저장해 페이지 로딩 속도 개선.
   • 가로 1200px 이하로 조정해 반응형 환경에서 깨지지 않도록 한다.

 

필터와 정렬을 결합한 고급 활용 전략

필터와 정렬은 단독으로도 강력하지만, 결합했을 때 진정한 힘을 발휘한다. 예를 들어, 필터로 ‘진행 중’ 작업만 추려낸 뒤, 정렬로 ‘마감일’이 임박한 순으로 나열하면 오늘 바로 처리해야 할 업무 리스트가 자동으로 완성된다.

고급 전략 예시

1. 개인 맞춤형 대시보드 구성
   • 필터: 담당자=나, 상태=진행 중
   • 정렬: 마감일 오름차순
     → 매일 접속 시 ‘오늘 할 일’이 자동 정리.
2. 팀 주간 회의 자료 자동 생성
   • 필터: 상태=진행 중 OR 완료, 마감일=이번 주
   • 정렬: 담당자 → 마감일 순
     → 팀별/담당자별 진행 상황을 자동으로 정렬된 상태로 표시.
3. 클라이언트 우선 순위 관리
   • 필터: 우선순위=높음, 마지막 연락일 ≥ 30일 경과
   • 정렬: 금액 내림차순
     → 중요한 고객부터 다시 접촉할 수 있도록 정렬.

 

필터와 정렬 설정 시 알아두면 좋은 팁

효율적인 데이터 관리를 위해서는 단순 기능 이해를 넘어 설정의 디테일이 중요하다.

설정 팁

1. 필터 프리셋 저장
   매번 조건을 새로 설정하지 말고, 뷰(View) 기능을 활용해 자주 쓰는 필터·정렬 조합을 저장한다.
2. 동적 날짜 활용
   ‘오늘’, ‘이번 주’ 같은 상대적 날짜 조건을 사용하면 데이터가 자동으로 갱신된다.
3. 다중 정렬 기준 설정
   단일 정렬보다 2~3개 기준을 설정하면 복잡한 데이터도 질서 있게 정리된다.
4. 필터 순서와 정렬 순서 확인
   필터가 먼저 적용되고, 그다음 정렬이 적용된다는 점을 기억해야 한다.
5. 모바일 환경 최적화
   모바일 앱에서 필터·정렬 조합을 미리 설정해두면 외근 중에도 빠르게 데이터 접근 가능.

 

데이터 혼돈 속 ‘나침반’

데이터가 많아질수록 정보 검색에 걸리는 시간은 기하급수적으로 증가한다. 하지만 Notion 필터와 정렬 기능을 제대로 활용하면, 방대한 데이터 속에서도 중요한 정보만 쏙쏙 골라낼 수 있다. 특히 필터로 불필요한 데이터를 제거하고, 정렬로 우선순위를 시각적으로 정리하면, 하루 업무 효율이 눈에 띄게 향상된다.
업무, 프로젝트, 개인 데이터 관리 등 어떤 분야에서든 이 기능을 마스터하면, 노션은 단순한 기록 도구를 넘어 생산성과 의사결정 속도를 높여주는 강력한 데이터 관리 허브로 거듭난다.