Notion 필터와 정렬 완전 정복: 필요한 정보만 빠르게 찾는 실전 가이드
데이터가 쌓일수록 필요한 ‘필터와 정렬’의 힘
디지털 업무 환경에서 노션(Notion)은 단순한 메모 도구를 넘어, 프로젝트 관리와 데이터베이스 운영의 중심 플랫폼으로 자리 잡았다. 하지만 시간이 지나며 데이터가 쌓이면, 원하는 정보를 찾는 데 오히려 더 많은 시간이 소요될 수 있다.
이때 Notion 필터와 정렬 기능은 데이터 속 ‘필요한 정보만 빠르게’ 추출하고, 업무 흐름을 명확히 유지하는 핵심 도구가 된다.
특히 팀 단위 협업, 대규모 프로젝트, 클라이언트별 업무 기록처럼 복잡한 데이터 환경에서는 필터와 정렬이 없으면 원하는 정보를 찾아내기 어렵다.
이 글에서는 Notion 필터와 정렬 완전 정복을 목표로, 실무 환경에서 바로 적용 가능한 설정 팁과 고급 필터 조건 작성 예시 및 화면 캡처 가이드까지 포함해 전문가 관점에서 제시한다.
필터 기능 이해하기 – 데이터에서 필요한 것만 남기는 기술
필터(Filter)는 특정 조건에 맞는 데이터만 화면에 표시하는 기능이다. 단순히 ‘검색’과 달리, 데이터베이스의 구조와 속성을 기반으로 세부 조건을 설정할 수 있다는 점이 강점이다.
필터의 핵심 요소
- 속성(Property) 기반 조건
날짜, 체크박스, 선택 드롭다운, 숫자, 텍스트 등 속성 유형에 맞춰 필터 조건을 설정한다.
예: 마감일이 이번 주인 작업만 표시하거나, 상태(Status)가 ‘진행 중’인 항목만 보여주기. - 다중 조건 결합
AND, OR 조건을 통해 복합적인 필터링이 가능하다.
예: 담당자가 ‘김대리’ AND 마감일이 이번 주. - 동적 날짜 필터
‘오늘’, ‘이번 주’, ‘다음 달’처럼 현재 날짜를 기준으로 자동 업데이트되는 필터.
정렬 기능 이해하기 – 데이터 흐름을 한눈에 보는 방법
정렬(Sort)은 데이터의 표시 순서를 원하는 기준으로 배치하는 기능이다.
필터가 ‘무엇을 보여줄지’를 결정한다면, 정렬은 ‘어떤 순서로 보여줄지’를 결정한다.
정렬의 핵심 요소
- 단일 기준 정렬 – 날짜 순, 알파벳 순, 숫자 크기 순.
- 다중 기준 정렬 – 1차 기준 ‘우선순위’, 2차 기준 ‘마감일’.
- 오름차순/내림차순 – 오래된 날짜→최신 날짜, 낮은 숫자→높은 숫자 순서.
고급 필터 조건 작성 예시
단순한 필터만으로는 복잡한 업무 상황을 완전히 커버하기 어렵다. 아래 예시들은 실무에서 자주 쓰이는 고급 조건 조합이다.
예시 1 – 이번 주 내 마감되는 고우선순위 업무
활용 상황: 주간 스프린트 회의 전, 집중 처리할 업무 파악.
예시 2 – 연락이 필요한 잠재 고객 필터
활용 상황: 영업 CRM에서 장기 미접촉 고객 자동 추출.
예시 3 – 발행 예정 콘텐츠 점검
활용 상황: 콘텐츠 마케팅팀에서 발행 일정 관리 시 활용.
예시 4 – 미리보기 버전이 필요한 디자인 프로젝트
활용 상황: 디자이너 업무 대시보드에서 우선 작업 순위 결정.
고급 필터 조건 예시 표
| 1 | 상태 = 진행 중 우선순위 = 높음 마감일 = 이번 주 |
필터 1: 속성 ‘상태’ → ‘진행 중’ 필터 2: 속성 ‘우선순위’ → ‘높음’ 필터 3: 속성 ‘마감일’ → ‘이번 주’ |
주간 회의 전, 이번 주 안에 처리해야 할 핵심 업무만 확인 |
| 2 | 고객 상태 = 잠재 마지막 연락일 ≥ 30일 전 담당자 = 나 |
필터 1: 속성 ‘고객 상태’ → ‘잠재’ 필터 2: 속성 ‘마지막 연락일’ → ‘30일 전 이상’ 필터 3: 속성 ‘담당자’ → ‘나’ |
영업 CRM에서 장기 미접촉 고객 리스트 추출 |
| 3 | 상태 = 작성 완료 OR 검수 중 발행일 = 다음 달 카테고리 = 블로그 |
필터 1: 속성 ‘상태’ → ‘작성 완료’ OR ‘검수 중’ 필터 2: 속성 ‘발행일’ → ‘다음 달’ 필터 3: 속성 ‘카테고리’ → ‘블로그’ |
콘텐츠 발행 일정 관리 |
| 4 | 프로젝트 상태 = 진행 중 디자인 시안 = 없음 마감일 ≤ 14일 이내 |
필터 1: 속성 ‘프로젝트 상태’ → ‘진행 중’ 필터 2: 속성 ‘디자인 시안’ → ‘없음’ 필터 3: 속성 ‘마감일’ → ‘14일 이내’ |
디자인 프로젝트 우선 작업 목록 자동 생성 |
화면 캡처 가이드 – 독자의 이해를 높이는 시각 자료 활용법
필터와 정렬 기능은 글로 설명하는 것보다 화면 이미지로 직접 보여줄 때 체류 시간과 이해도가 상승한다.
다음 방법으로 캡처 자료를 준비하면 블로그 가독성이 높아진다.
캡처 가이드
- 뷰 모드 표시
- 캡처 전, Notion에서 해당 데이터베이스의 ‘뷰(View)’ 이름이 보이도록 한다.
- 독자가 어떤 화면에서 작업 중인지 직관적으로 알 수 있다.
- 필터 설정 창 강조
- 필터 조건이 보이는 부분을 확대 캡처.
- 조건 박스를 색상 표시나 화살표로 강조.
- 정렬 기준 표시
- 정렬 기준이 보이는 드롭다운 영역을 함께 캡처.
- ‘1차 기준 → 2차 기준’ 순서를 알 수 있도록 한다.
- 결과 화면 예시
- 필터·정렬 적용 전/후를 나란히 비교 캡처.
- ‘적용 전 = 무질서, 적용 후 = 깔끔한 목록’ 형태로 시각적 차이를 보여준다.
- 파일 크기 최적화
- PNG 대신 JPG로 저장해 페이지 로딩 속도 개선.
- 가로 1200px 이하로 조정해 반응형 환경에서 깨지지 않도록 한다.
필터와 정렬을 결합한 고급 활용 전략
필터와 정렬은 단독으로도 강력하지만, 결합했을 때 진정한 힘을 발휘한다. 예를 들어, 필터로 ‘진행 중’ 작업만 추려낸 뒤, 정렬로 ‘마감일’이 임박한 순으로 나열하면 오늘 바로 처리해야 할 업무 리스트가 자동으로 완성된다.
고급 전략 예시
- 개인 맞춤형 대시보드 구성
- 필터: 담당자=나, 상태=진행 중
- 정렬: 마감일 오름차순
→ 매일 접속 시 ‘오늘 할 일’이 자동 정리.
- 팀 주간 회의 자료 자동 생성
- 필터: 상태=진행 중 OR 완료, 마감일=이번 주
- 정렬: 담당자 → 마감일 순
→ 팀별/담당자별 진행 상황을 자동으로 정렬된 상태로 표시.
- 클라이언트 우선 순위 관리
- 필터: 우선순위=높음, 마지막 연락일 ≥ 30일 경과
- 정렬: 금액 내림차순
→ 중요한 고객부터 다시 접촉할 수 있도록 정렬.
필터와 정렬 설정 시 알아두면 좋은 팁
효율적인 데이터 관리를 위해서는 단순 기능 이해를 넘어 설정의 디테일이 중요하다.
설정 팁
- 필터 프리셋 저장
매번 조건을 새로 설정하지 말고, 뷰(View) 기능을 활용해 자주 쓰는 필터·정렬 조합을 저장한다. - 동적 날짜 활용
‘오늘’, ‘이번 주’ 같은 상대적 날짜 조건을 사용하면 데이터가 자동으로 갱신된다. - 다중 정렬 기준 설정
단일 정렬보다 2~3개 기준을 설정하면 복잡한 데이터도 질서 있게 정리된다. - 필터 순서와 정렬 순서 확인
필터가 먼저 적용되고, 그다음 정렬이 적용된다는 점을 기억해야 한다. - 모바일 환경 최적화
모바일 앱에서 필터·정렬 조합을 미리 설정해두면 외근 중에도 빠르게 데이터 접근 가능.
데이터 혼돈 속 ‘나침반’
데이터가 많아질수록 정보 검색에 걸리는 시간은 기하급수적으로 증가한다. 하지만 Notion 필터와 정렬 기능을 제대로 활용하면, 방대한 데이터 속에서도 중요한 정보만 쏙쏙 골라낼 수 있다. 특히 필터로 불필요한 데이터를 제거하고, 정렬로 우선순위를 시각적으로 정리하면, 하루 업무 효율이 눈에 띄게 향상된다.
업무, 프로젝트, 개인 데이터 관리 등 어떤 분야에서든 이 기능을 마스터하면, 노션은 단순한 기록 도구를 넘어 생산성과 의사결정 속도를 높여주는 강력한 데이터 관리 허브로 거듭난다.