디지털 업무 시스템

Zapier와 Make를 활용한 Notion 자동화 워크플로우 구축 가이드 – 초보부터 전문가까지 단계별 자동화 설계 방법

daylight630 2025. 8. 10. 16:16

반복 업무를 없애는 Notion 자동화의 힘

디지털 시대의 업무 환경에서 자동화(Automation) 는 선택이 아닌 필수다.
특히 Notion은 강력한 데이터베이스와 협업 기능을 제공하지만, 자체적으로 제공하는 자동화 기능은 제한적이다. 이 한계를 극복하기 위해 Zapier와 Make(구 Integromat) 같은 외부 자동화 플랫폼을 활용하면, Notion이 단순한 메모·문서 도구를 넘어 강력한 업무 허브로 변신한다.

본 가이드는 초보자부터 파워 유저까지, Notion 자동화 워크플로우를 기획·설계·실행하는 방법을 단계별로 설명한다.

Notion 자동화

여기서 소개하는 전략과 사례를 적용하면, 반복적인 데이터 입력, 상태 업데이트, 알림 전송, 보고서 생성 같은 업무를 100% 자동화할 수 있다.

 

Notion 자동화를 위한 기본 이해

Zapier와 Make의 차이점

  • Zapier
    • 사용 난이도: 쉬움
    • 특징: 트리거 → 액션 구조, 다양한 앱 연동(5,000+ 앱)
    • 장점: 간단한 자동화에 강함, UI 직관적
    • 단점: 복잡한 로직 설계에는 제한적
  • Make(구 Integromat)
    • 사용 난이도: 중~상급
    • 특징: 시각적 시나리오 빌더, 조건 분기, 반복 처리, 고급 데이터 변환 가능
    • 장점: 복잡한 멀티스텝 자동화에 강력
    • 단점: 초보자에게는 진입 장벽이 있음

Notion API와의 관계

Notion이 외부 앱과 연동되려면 Notion API를 사용해야 한다. Zapier와 Make는 이 API를 활용해 데이터베이스에 접근하고, 페이지 생성·수정·조회 등의 액션을 수행한다.

  • API 연결 전 준비
    1. Notion 개발자 포털에서 Integration 생성
    2. 해당 Integration에 필요한 데이터베이스 권한 부여
    3. API 키 복사하여 Zapier/Make에 입력

 

중급 사용자를 위한 고급 자동화 설계

중급 단계에서는 단일 트리거와 액션을 넘어서, 여러 앱과 데이터 흐름을 연결하고, 조건부 실행을 설계하는 방법을 익히는 것이 핵심이다.
이를 통해 단순 반복 작업이 아니라, 업무 로직에 맞춘 ‘지능형’ 자동화를 구현할 수 있다.

 

다중 앱 연결 실전 예시

예시 시나리오: 프로젝트 관리 자동화

  1. 트리거: Trello에서 ‘디자인’ 리스트에 카드가 생성됨
  2. 1차 액션: Notion의 프로젝트 관리 DB에 해당 카드 내용 자동 생성
  3. 2차 액션: Slack ‘디자인팀’ 채널에 “신규 디자인 작업이 등록되었습니다” 자동 알림
  4. 3차 액션: Google Drive에 해당 카드명으로 폴더 생성

Zapier 구성 단계

  • Step 1: Trello 카드 생성 이벤트 감지
  • Step 2: Notion API로 DB에 데이터 작성
  • Step 3: Slack Webhook으로 메시지 전송
  • Step 4: Google Drive API로 폴더 생성

효과

  • 프로젝트 등록부터 알림, 자료 폴더 준비까지 완전 자동화
  • 작업 시작 시간을 단축하고, 팀 간 커뮤니케이션 지연 최소화

 

조건부 자동화 설계

조건부 자동화는 필터(Filter) 또는 조건 분기(Route)를 사용해 특정 조건에만 작업을 실행하게 한다.

Make 예시:

  • 트리거: Google Form 응답 수신
  • 조건 분기:
    • 응답 항목 중 ‘예’ 선택 → Notion DB에 저장 & 환영 이메일 발송
    • 응답 항목 중 ‘아니오’ 선택 → Notion DB에 저장만 하고 메일 발송은 스킵

활용 팁

  • 고객 요청 유형별로 다른 워크플로우 실행
  • 중요도 높은 요청만 Slack 긴급 알림 발송

 

데이터 변환과 매핑

Notion은 필드별 데이터 형식을 엄격히 구분하기 때문에, 외부 데이터는 변환 과정이 필요하다.

Make 변환 예시

  • 날짜: 2025-08-08T12:00:00Z → 2025-08-08로 변환
  • 텍스트: 이메일 제목에서 “[공지]” 제거
  • 숫자: 가격 필드에 1.1을 곱해 부가세 포함 값으로 변환

팁

  • Make에서는 Text Parser와 Date Formatter 모듈을 적극 활용
  • Zapier에서는 Formatter by Zapier 기능으로 단위 변환, 텍스트 수정 가능

 

전문가를 위한 Notion 자동화 심화 전략

전문가 단계에서는 자동화를 단순 연결이 아닌 업무 인프라로 설계한다.
이때 중요한 요소는 성능 최적화, 오류 복구, 그리고 확장성이다.

병렬 실행과 로드 밸런싱

대규모 팀에서는 한 번의 트리거로 수십 개의 액션을 실행하는 경우가 많다.

  • Make: 하나의 시나리오에서 병렬로 모듈 실행 가능
  • 예시: Notion DB에 신규 고객 등록 → CRM, ERP, Slack에 동시에 데이터 전송
  • 장점: 실행 속도 향상, 데이터 전송 지연 최소화

오류 발생 시 복구 설계

  • Zapier: Task History에서 실패한 작업만 재실행 가능
  • Make: 실패 시 대체 경로(Route)를 설정해 예외 처리 가능
  • 예시: Notion API 호출 실패 시 Google Sheet에 백업 저장 후 재시도

API Rate Limit 대응

  • Notion API는 초당 요청 수 제한이 있어, 대규모 작업 시 분할 실행 필요
  • Make: Sleep 모듈로 요청 간격 조정
  • Zapier: Delay 기능으로 실행 텀 조절

다단계 데이터 처리

전문가는 단일 데이터 전송이 아니라, 데이터 전처리 → 로직 적용 → 다중 저장 순으로 설계한다.

  • 예: 고객 설문 응답 → 응답 분석 → 점수 부여 → 점수에 따라 CRM 태그 자동 변경

 

Notion 자동화 최적화 체크리스트

자동화를 구축한 후에는 정기적으로 점검하고 최적화해야 한다. 그렇지 않으면 중복 실행, 오류, 속도 저하가 발생할 수 있다.

실행 속도 최적화

  • 불필요한 액션 제거
  • 동일 데이터 전송은 한 번만 수행
  • API 호출 수를 줄이기 위해 배치 처리(batch processing) 적용

유지보수 및 로그 관리

  • 주간 점검 루틴: Make Execution Log / Zapier Task History 확인
  • 오류 패턴 분석: 특정 시간대나 API 호출 횟수 초과 원인 파악
  • 버전 관리: 자동화 시나리오 변경 시 날짜와 변경 이유 기록

보안과 권한 관리

  • Notion API 토큰은 비공개 환경변수에 저장
  • 자동화 플랫폼 접근 권한을 최소화
  • 외부 공유 링크는 만료일 설정

확장성 고려

  • 새로운 앱이나 서비스가 추가될 경우, 기존 자동화 흐름에 쉽게 결합 가능하도록 설계
  • 모듈화된 워크플로우 작성: 각 기능을 독립적으로 수정·추가 가능하게 분리

 

자동화는 선택이 아니라 필수 전략

Zapier와 Make를 활용하면 Notion은 단순한 협업 툴을 넘어 통합 업무 허브로 진화한다.
초보자는 단일 트리거-액션 구조부터 시작하고, 익숙해지면 다중 앱 연결·조건부 분기·데이터 변환 같은 고급 기능으로 확장할 수 있다.
궁극적으로 자동화는 업무 시간을 줄이고, 데이터 정확성을 높이며, 팀 전체의 생산성을 극대화하는 핵심 전략이다.
오늘 소개한 가이드대로 실행하면, Notion에서의 반복 업무는 더 이상 수동으로 처리할 필요가 없게 될 것이다.