노션 페이지 과다 문제 해결 : 효율적인 정리 구조 설계법

 '잘 쓰던 노션이 무거워지는 순간'

노션(Notion)은 처음 사용할 때 굉장히 직관적이고 자유로운 느낌을 준다. 원하는 만큼 페이지를 만들 수 있고, 아이디어를 자유롭게 적고, 링크로 연결하거나 계층 구조를 설정할 수 있다.  하지만 사용 시간이 길어지고, 노션을 업무/학습/기록/계획 등 다양한 목적에 활용하기 시작하면 어느 순간부터 노션 페이지가 과다하게 늘어난다.

페이지를 새로 만들 때마다 “나중에 정리하지 뭐”라는 생각으로 넘긴 결과, 어느 날 노션 왼쪽 사이드바를 보면 끝도 없이 길어진 페이지 목록이 펼쳐져 있다. 이제는 어느 폴더에 뭐가 있는지 기억도 안 나고, 검색으로 찾자니 비슷한 이름이 너무 많고, 어느 순간부터 노션을 여는 것이 피곤해진다. 많은 사람들이 노션을 사용하다 한 번쯤 겪게 되는 문제다.
이 글에서는 내가 직접 경험한 ‘페이지 폭주 상태’에서 벗어나, 다시 깔끔하고 빠른 노션 환경을 되찾은 정리 시스템 구조를 공유하고자 한다. 정리만 잘해도 노션은 다시 강력한 생산성 툴로 돌아온다.

왜 노션 페이지가 정리가 안 되는가?

노션은 ‘제한 없이 자유롭게 생성할 수 있다’는 것이 장점이자 단점이다.
기본적으로 Notion은 페이지마다 별도의 주소(URL)를 가지며, 계층 구조에 구애받지 않고 어디서든 링크 삽입과 재사용이 가능하다. 하지만 이 자유로움은 다음과 같은 이유로 정리 혼란을 불러온다.

 1) 목적 없이 생성된 임시 페이지들

회의 중 급하게 만든 메모, 갑자기 떠오른 아이디어 노트, 테스트용으로 만든 블록 등
임시로 만든 페이지들이 정리되지 않고 누적된다.
처음엔 “이건 나중에 쓸 수 있을지도 몰라”라는 마음이지만, 실제로 재방문하지 않는 경우가 대부분이다.

 2) 중복된 페이지와 유사한 구조

페이지 제목이 비슷하거나, 같은 내용을 두 개 이상 페이지에 작성하는 경우가 생긴다.
예를 들어, “콘텐츠 아이디어 정리” 페이지가 3개 이상 생기거나, 같은 템플릿을 복사하면서 구분하지 않고 저장하는 일이 반복된다.

 3) 폴더 구조가 깊거나 중첩되어 가시성이 낮음

노션은 계층 구조를 무제한으로 만들 수 있다.
하지만 폴더 안에 폴더가 계속 들어가는 구조는 전체 페이지의 흐름을 파악하기 어렵게 만든다.

 4) 사이드바에서의 정리 부족

페이지를 만든 후 어디에 넣을지 고민하지 않고 상단에 그냥 두는 습관도 혼란을 키운다.
결국, “최근에 만든 건 있는데 어디 있더라?”라는 질문이 반복된다.

정리되지 않은 노션은 결국 접근성과 실행력을 떨어뜨리는 요인이 된다.
이 문제를 해결하기 위해선 단순히 페이지를 지우는 것이 아니라, 전체 구조를 설계하고 기준을 만드는 일이 필요하다.

 

노션 정리를 시작하기 전에 꼭 해야 할 3가지 사전 작업

노션 페이지 정리는 마구잡이로 삭제하거나 폴더를 만들기 전에, 먼저 사용 목적과 구조 설계 기준을 명확히 해야 효과적이다. 다음 3가지 사전 작업은 정리의 성공 여부를 좌우한다.

 1) 사용 목적 분류: 개인 vs 업무 / 정적 vs 동적

모든 페이지는 누구를 위한 것인지와 변화가 잦은지 아닌지로 분류할 수 있다.

구분예시특징

개인 + 정적	독서 기록, 여행 정리	자주 바뀌지 않음
개인 + 동적	일일 루틴, 위클리 플래너	반복적으로 업데이트
업무 + 정적	프로젝트 종료 보고서, 회의록	기록 용도
업무 + 동적	업무 진행 보드, 콘텐츠 캘린더	자주 수정됨

 

→ 이 구분에 따라 페이지를 상단 고정(Home 포함)으로 둘지, 깊은 폴더에 보관할지 결정할 수 있다.

 2) 페이지 상태 분류: 사용 중 / 참고용 / 폐기 가능

모든 페이지를 세 가지로 분류한다.

• 사용 중: 현재 업무나 생활에 지속적으로 사용
• 참고용: 과거 기록이나 아카이브 (검색용)
• 폐기 가능: 더 이상 필요 없는 테스트, 임시 저장물

→ “폐기 가능”으로 분류된 페이지는 별도 보관함(Trash Candidate)에 옮기거나 삭제한다.

 3) 핵심 도구 선정: 홈 대시보드/템플릿/링크 허브

정리를 위한 ‘기준점’이 필요하다. 홈(Home) 페이지는 그 역할을 한다.

• 홈에는 현재 사용하는 핵심 페이지만 링크
• 사이드바 고정
• 새로운 페이지는 일단 홈 안에 ‘INBOX’로 수집
•  

실제로 정리할 때 적용한 구조 설계 전략

사전 기준이 정해졌다면 이제 실제 정리 구조를 만들 차례다. 나는 다음과 같은 3단계 정리 구조 전략을 사용해 정리했다.

 1단계: 홈(Home) 대시보드 중심 구조 만들기

• 홈 페이지 최상단에 ‘내가 매일 확인해야 할 페이지’만 링크
• 예:
  •  오늘의 플래너
  •  이번 주 할 일
  •  진행 중인 프로젝트
  •  INBOX (새 페이지 수집함)

→ 홈을 열면 지금 필요한 정보만 보이도록 구성.

 2단계: 폴더/카테고리 구조 재편성

기존 페이지를 업무 / 개인 / 참고용 / 아카이브로 1차 분류 → 그 안에 “정적/동적” 분류 기준으로 다시 나눔.

예시 구조 : 개인관리 / 업무 프로젝트 / 아카이브 등

 

 3단계: INBOX 시스템 운영

새로운 페이지나 메모는 모두 INBOX로 모이게 만든다.

• 주 1회 INBOX를 점검해 각 폴더로 이동하거나 삭제
• 이동 기준은 3초 내 판단 → “지금 필요 없다”면 아카이브

→ 이 시스템 하나로 ‘페이지 폭주’를 막을 수 있다.

 

노션 정리 시스템을 꾸준히 유지하는 방법

정리는 한 번으로 끝나지 않는다. 페이지는 계속 생성되기 때문에, 유지 전략이 반드시 필요하다.

 1) 주간 점검 루틴

• 매주 금요일 오후나 일요일 저녁에 홈 → INBOX → 아카이브 순으로 순회
• 오래된 페이지 확인 및 이동/삭제

 2) 페이지 제목 규칙 통일

• 예시: [프로젝트명] 회의록 - 2407W1
• 날짜, 프로젝트, 유형 구분자를 통일해 검색이 쉬움

 3) 검색 필터 사용 습관

• is:completed, before:2024-01-01 등 검색어 활용
• 노션의 ‘검색 저장’ 기능도 정리 유지에 유용

 4) 미사용 페이지 자동 알림 (고급)

• Zapier + Notion 연동으로 일정 기간 미접속 페이지 표시
• 정리 시기 판단에 도움이 됨

노션은 설계만 잘해도 절대 복잡하지 않다

노션이 무거워지고 정리하기 어려워지는 이유는 페이지 수 때문이 아니라 구조의 부재 때문이다.
페이지가 많더라도, 기준이 명확하고 흐름이 정해져 있다면 오히려 강력한 개인 생산성 도구가 된다.

이번 글에서 소개한 정리 구조는 단순하지만 강력하다:

• 홈 대시보드를 중심으로
• 폴더 분류 기준을 명확히
• INBOX → 주간 점검 → 아카이브 루틴

이 정리법은 단 1~2시간만 투자해도 완성할 수 있고, 일주일 단위 유지만 해도 노션을 다시 쾌적하고 빠르게 사용할 수 있는 시스템이 된다. 노션이 다시 복잡해지기 전, 지금 바로 정리를 시작해보자. 당신의 디지털 책상이 가벼워질 것이다.