툴 간 연결로 반복작업 없애는 법: Zapier 활용법 기초 가이드

매일 하는 디지털 반복작업, 자동화로 줄일 수 있다

업무에서 사용하는 툴이 많아질수록,
‘툴 간 연결’과 ‘중복된 수작업’이 생산성을 떨어뜨리는 주요 요인이 된다.
예를 들어 구글폼에 입력된 데이터로 이메일을 보내거나, 슬랙 메시지를 노션에 기록하거나,
캘린더 일정이 생기면 자동으로 할 일로 등록하고 싶었던 적이 있을 것이다.
이러한 작업은 하나하나 손으로 해도 되지만,
반복되다 보면 시간은 물론 집중력까지 갉아먹는다.

이럴 때 필요한 것이 바로 Zapier(자피어)다.
Zapier는 별도의 개발 지식 없이도 다양한 웹 기반 툴들을 연결해
자동으로 작업을 처리해주는 워크플로우 자동화 서비스다.

이 글에서는 처음 Zapier를 사용하는 사람을 위한
기본 개념부터, 실전 자동화 예시, 설정 팁까지 단계별로 정리해 소개하겠다.
누구나 단 30분 투자로
‘툴과 툴 사이의 생산성 낭비’를 눈에 띄게 줄일 수 있다.

 

 ① Zapier란 무엇이고, 어떤 문제를 해결해주는가

Zapier는 SaaS 기반의 자동화 플랫폼으로,
서로 다른 웹 애플리케이션을 연결해 ‘일이 벌어졌을 때 자동으로 반응하는 흐름’을 만들 수 있게 해주는 도구다.
쉽게 말해, 특정 앱에서 이벤트가 발생하면
Zapier가 그 이벤트를 감지하고 설정된 다른 앱에서 정해진 동작을 실행해주는 구조다.

예를 들어 이런 흐름을 만들 수 있다:

• 구글폼에 설문 응답이 제출되면
   → 자동으로 슬랙 채널에 메시지 전송
   → 구글 스프레드시트에 한 줄 추가
   → 노션 데이터베이스에 항목 등록

이런 자동화 흐름은 Zapier 내에서 ‘Zap’이라고 불리며,
각 Zap은 Trigger(트리거)와 Action(액션)으로 구성되어 있다.

• Trigger: 이벤트 발생 조건 (예: “구글폼에 응답이 새로 등록됨”)
• Action: 그에 따라 실행될 작업 (예: “슬랙에 메시지 보내기”)

Zapier가 필요한 대표적인 상황은 다음과 같다:

• 여러 개의 툴을 사용하는데, 데이터를 수작업으로 옮기는 데 시간이 걸리는 경우
• 같은 작업을 반복해서 하다 보니 루틴이 느려지는 경우
• 팀원들과 정보를 공유할 때, 전달 지연이나 누락이 발생하는 경우
• 특정 이벤트가 생기면 알림, 기록, 등록 등의 후속작업이 필요할 때

Zapier의 강점은 기술 지식이 없어도 클릭 몇 번으로 워크플로우를 설계할 수 있다는 점이다.
특히 구글 워크스페이스, 슬랙, 노션, 트렐로, 캘린더, 지메일 등
우리가 자주 사용하는 주요 서비스들이 기본적으로 연동되어 있어 접근성이 높다.

 

② Zapier 계정 생성부터 첫 자동화 Zap 만들기

Zapier를 처음 사용하기 위한 준비는 매우 간단하다.
기본적으로 웹 기반 서비스이기 때문에 프로그램 설치 없이
브라우저에서 zapier.com으로 접속해 계정을 생성하면 바로 시작할 수 있다.

 계정 생성 & 기본 세팅

1. 가입: 구글 계정이나 이메일 주소로 가입 가능
2. 앱 연결: 사용하고자 하는 앱(Google, Slack, Notion 등)을 Zapier와 연결
    → 이 과정에서 해당 서비스의 OAuth 인증(로그인 허용) 절차가 있다
3. 대시보드 진입: ‘Make a Zap’ 버튼을 눌러 Zap을 만들 수 있음

 

 첫 Zap 구성 예시: 구글폼 응답 → 슬랙 메시지 전송

Step 1. Trigger 설정

• 앱 선택: Google Forms
• 트리거 이벤트: New Response in Spreadsheet
• 연동된 구글 계정 선택 → 구체적인 폼 파일 선택

Step 2. Action 설정

• 앱 선택: Slack
• 액션 이벤트: Send Channel Message
• 슬랙 채널, 메시지 텍스트, 발신자 이름 등 입력

Step 3. 테스트 & 활성화

• 테스트 버튼을 눌러 실제로 메시지가 슬랙에 도달하는지 확인
• ‘Turn on Zap’ 클릭 → 자동화 완료

이제부터는 새로운 폼 응답이 들어오면
Zapier가 자동으로 지정된 슬랙 채널에 내용을 알린다.
이런 흐름 하나만 잘 구축해도 팀 내 커뮤니케이션 속도가 눈에 띄게 향상된다.

 

③ 자주 쓰는 실전 자동화 예시

Zapier는 한 번만 설정해두면
반복되는 수동 작업을 알아서 처리해주기 때문에,
루틴 중심의 업무일수록 활용도가 높다.
다음은 내가 실제로 사용하는 대표적인 자동화 예시들을 보자.

 예시 1: 노션 → 구글 캘린더 자동 등록

• Trigger: Notion에서 새 항목 생성 (예: 일정 항목 입력)
• Action: Google Calendar에 자동 일정 등록
• 활용: 회의 일정, 콘텐츠 업로드 일정 등을 캘린더에서 한 번에 관리

 예시 2: 슬랙 메시지 → 노션 이슈 리스트에 자동 저장

• Trigger: Slack에서 특정 이모지(예: :bug:)가 달린 메시지
• Action: Notion 이슈 트래커 DB에 항목 생성
• 활용: 실시간 피드백을 정리된 데이터로 수집

 예시 3: RSS → Notion or 이메일 요약

• Trigger: RSS Feed 업데이트
• Action: Notion에 저장 / 이메일로 요약 내용 전송
• 활용: 자주 확인하는 블로그나 뉴스 정보를 자동으로 기록

 예시 4: 폼 → 스프레드시트 → 요약 보고 메일 발송

• Trigger: Google Form 응답
• Action 1: Google Sheet에 기록
• Action 2: 일정 수치 이상이면 Gmail로 자동 보고 메일 전송
• 활용: 설문 피드백 정리 및 요약 자동화

이렇게 Zapier를 사용하면 기존에 하나씩 수동으로 처리하던 워크플로우가
자연스럽고 유연한 자동화 흐름으로 바뀐다.
특히, 사용자가 ‘이벤트 중심의 사고’로 바뀌게 되면서 업무 흐름도 시스템 중심으로 점점 정리되기 시작한다.

 

 ④ 자동화 시스템을 유지하는 팁과 주의점

Zapier는 잘만 활용하면 강력한 도구지만,
자동화가 많아질수록 흐름 간 충돌, 알림 과잉, 오류 누적 같은 문제도 생길 수 있다.
그래서 나는 자동화 설정 이후에도
다음과 같은 원칙을 가지고 정기적으로 유지·관리 루틴을 운영하고 있다.

 

 1. 자동화 이름은 구체적으로 작성

• 예: 폼응답→슬랙알림_콘텐츠팀, 노션→캘린더_미팅일정
  → 나중에 Zap이 많아졌을 때 식별 및 수정이 용이함

 2. 월 1회 자동화 리뷰 루틴 설정

• 실행 기록(Log)을 확인해 Zap이 정상 작동 중인지 점검
• 오류 발생 빈도가 높거나 불필요한 흐름은 OFF 처리
• 최근 업무 방식 변화가 있으면 Zap 수정

 3. 중요한 흐름은 중복 백업 Zap 구성

• 예: 노션 일정 → 캘린더 + Todoist 두 곳에 등록
  → 한쪽 오류가 발생해도 백업이 남음

 4. 이메일 또는 슬랙 알림 트리거는 꼭 테스트

• 자동화에 메시지 전송이 포함될 경우
  → 의도치 않게 반복 전송되거나, 공용 채널에 노출되지 않도록
  → Zap 실행 범위와 필터 조건을 정확히 설정

이러한 관리 전략을 도입하면 Zapier를 단순한 자동화 도구가 아니라
지속적으로 진화하는 생산성 파트너로 활용할 수 있다.

 

반복작업은 사라지고, 흐름만 남는 구조

Zapier는 단순한 ‘도구’가 아니다. 그건 내 작업의 흐름을 구조화하고,
툴과 툴 사이의 간극을 메워주는 작은 자동화 시스템이다.
특히 작은 반복작업이 쌓여 시간을 갉아먹고 있던 루틴이 있다면,
그걸 자동화하는 순간 시간이 확장되고, 집중력이 되살아난다.

처음엔 하나의 Zap부터 시작하자.
그 Zap 하나가 당신의 하루를 바꾸기 시작할 것이다.
그리고 그 흐름을 기반으로 두 개, 세 개, 열 개의 자동화 흐름이 만들어졌을 때,
당신은 ‘일을 줄이는 방식으로 생산성을 높이는 경험’을 하게 될 것이다.

지금 이 글을 다 읽은 당신이라면,
Zapier.com으로 접속해 첫 Zap을 만들 준비가 된 것이다.
툴을 연결하고, 흐름을 자동화하며, 더 중요한 일에 집중하는 시스템,
이제는 누구나 만들 수 있다.