daylight630 님의 블로그

정리만 하고 다시 열지 않는 아카이브는 실패한 시스템이다디지털 환경에서 수많은 정보를 빠르게 소비하는 시대다.하지만 빠르게 저장된 만큼, 그 정보는 쉽게 잊히고 다시 열람되지 않는다.정리를 하긴 했지만, 다시 꺼내 쓰기 어렵게 구조화되어 있기 때문이다.파일명은 알아보기 어렵고, 폴더는 너무 많으며, 검색해도 원하는 정보가 안 나온다.그렇기 때문에 단순한 저장이 아닌, 자료가 축적되고 흐름 속에서 꺼내 쓸 수 있도록 하는 ‘디지털 아카이브 시스템’이 필요하다.이 시스템을 실현할 수 있는 가장 유연한 도구가 바로 Notion이다.이번 글에서는 실무에 바로 적용 가능한 ‘아카이브 정리용 Notion 템플릿 설계법’을 소개한다.Notion의 강점인 데이터베이스, 링크, 태그, 뷰 기능을 활용하여정리 → 축적 →..

정리는 저장이 아니라 재사용을 위한 구조 설계다많은 사람이 업무 중 작성한 문서나 자료를 정리하려고 노력한다. 하지만 시간이 지나면 대부분의 파일은 찾을 수 없거나, 다시 열어보지 않게 되며, 결국 ‘묻히는 자료’가 되어버린다. 특히 프로젝트가 종료되고 나면 그때 만든 보고서, 기획안, 회의록 등은 더 이상 쓰이지 않고 버려진다.그렇다면 왜 이런 일이 반복될까? 정리 방식이 잘못된 것일까? 아니다.가장 큰 이유는 정리 자체보다 ‘어떻게 다시 꺼내 쓸 것인가’를 고려하지 않은 구조 때문이다.즉, 실무 흐름에 맞춰 재사용 가능성이 높아지는 방식으로 정리되지 않았기 때문이다.이번 글에서는 이 문제를 해결하기 위해 ‘실무 중심 아카이브 구성 전략’을 제시한다.단순 저장이 아니라, 정보가 반복해서 활용되는 구조를..

협업 과정에서 문서를 주고받는 일은 아주 일상적인 업무 흐름이다. 회의자료, 기획안, 디자인 파일, 보고서, 분석 문서 등 어떤 조직이든 하루에도 수십 번씩 파일이 공유된다. 문제는 ‘문서를 공유했다’는 사실만으로는 정확한 협업이나 소통이 이루어지지 않는 경우가 많다는 점이다.대표적인 사례는 다음과 같다.– “이 파일 왜 공유하신 거예요?”– “최종 버전 맞나요?”– “누가 수정했는지 알 수 있을까요?”– “이거 지금 진행 중인 건가요, 끝난 건가요?”이처럼 문서가 공유되더라도 그 안에 기본적인 정보가 빠져 있을 경우, 협업 상대방은 오히려 더 많은 질문을 하게 된다. 결국 소통 비용이 높아지고, 오해가 발생하며, 생산성이 저하된다.이번 글에서는 실무에서 자주 발생하는 이런 문제를 막기 위해, 문서 공유..

디지털 환경에서 정보를 읽고 정리하는 일은 점점 더 쉬워졌다. 스마트폰, 태블릿, 노트북을 통해 언제 어디서든 PDF 논문, 전자책, 블로그 글, 아티클 등을 소비할 수 있기 때문이다. 하지만 읽는 것과 기억하는 것은 별개의 문제이며, 읽은 정보를 '내 것'으로 만들기 위해서는 반드시 구조화된 정리가 필요하다.문제는 정보를 읽은 직후에는 인상 깊은 문장이 분명 있었지만, 며칠만 지나도 기억에서 사라지고, 어디에 저장했는지도 알 수 없게 된다는 점이다. 특히 하이라이트 기능을 적극적으로 활용하더라도, 하이라이트된 내용이 체계적으로 모이지 않으면 결국 흩어진 정보 조각에 그치고 만다.그래서 필요한 것이 Notion과 하이라이트 연동하는 자동화 루틴이다. 단순히 ‘정리하겠다’는 다짐만으로는 정보의 흐름을 유지..

디지털 문서를 읽는 사람들은 대체로 중요한 문장에 하이라이트를 한다. 특히 논문, 전자책, 리서치 문서처럼 정보 밀도가 높은 텍스트를 읽을 때는 하이라이트가 거의 습관처럼 사용된다. 문제는 그다음이다. 하이라이트를 남겨두긴 했지만, 다시 꺼내보지 않거나 어디에 무엇을 표시했는지조차 잊는 경우가 많다.이때 필요한 것이 바로 ‘하이라이트 추출 자동화 툴’이다. 하이라이트된 텍스트를 수동으로 다시 복사하고 붙여넣는 수고 없이, 자동으로 모아주고 정리해주는 툴을 사용하면 지식 축적의 효율이 확연히 달라진다.하지만 도구는 다양하고, 사용하는 목적과 환경에 따라 장단점도 다르다. 이번 글에서는 실제로 많이 쓰이는 주요 도구들을 중심으로 하이라이트 추출 자동화 툴 비교를 진행한다. 단순 기능 비교가 아닌, 사용 목적..

논문을 '읽는 것'과 '정리하는 것'은 완전히 다르다PDF 논문을 읽는 일은 많은 사람에게 일상이 됐다. 학계 종사자뿐만 아니라 기획자, 디자이너, 마케터, 심지어 콘텐츠 제작자까지 특정 주제에 대해 심도 있는 자료를 확보하기 위해 논문에 접근한다. 구글 스칼라(Google Scholar), ResearchGate, Semantic Scholar, 논문 공유 커뮤니티 등에서 PDF 파일을 쉽게 구할 수 있는 시대다.문제는 그 다음이다. 대부분의 사람은 논문을 ‘읽고 버리거나’, ‘하이라이트만 해두고 끝내는’ 수준에 머무른다. 어떤 경우에는 읽었다는 사실조차 잊어버린 채, 파일만 쌓여간다. 특히 하이라이트는 색칠한 순간만 인상 깊고, 시간이 지나면 다시 찾아보기 어려운 정보로 전락하기 쉽다.이 글에서는 ‘..

작업 중, 회의 중, 학습 중, 또는 단순히 기록을 위해 우리는 하루에도 여러 번 스크린샷을 찍는다.PC 화면, 모바일 화면, 웹페이지 일부, 설정창 등 다양한 상황에서 캡처한 이미지들이하나의 폴더에 자동 저장되면서 어느 순간‘스크린샷_2024-06-21_13-55-03’ 같은 파일명이 가득 찬 뒤죽박죽 폴더가 되어버린다.이런 상태에서 필요한 이미지를 찾는 건 사막에서 바늘 찾기와도 같은 일이다.더 심각한 문제는 이 같은 혼란이 쌓일수록정리를 미루게 되고, 결국 이미지 활용 자체를 포기하게 되는 악순환으로 이어진다는 것이다.그래서 필요한 것이 바로 파일명 규칙으로 자동 정리하는 법이다.이 글에서는 스크린샷을 찍는 순간부터 정리되는 구조를 만드는 방법,즉 ‘수동 분류 없이 자동으로 정돈된 스크린샷 환경’을..

사진, 문서, 영상, 프로젝트 파일 등 우리가 매일 생성하는 디지털 자산은 결코 가볍지 않다.업무, 학습, 창작 등 모든 활동이 디지털 중심으로 바뀐 지금, 하드웨어 손상이나 클라우드 오류는곧바로 복구 불가능한 손실로 이어질 수 있다.많은 사람들은 “언젠가는 백업을 정리해야지”라고 생각하지만 정작 바쁜 일상 속에서 실천하는 경우는 드물다.더구나 수동 백업은 귀찮고, 외장하드만 쓰자니 불안하며, 클라우드에만 의존하면 저장료가 부담되기도 한다.이 문제를 해결하려면 외장하드와 클라우드 백업을 동시에 자동화하는 루틴이 필요하다.이 글에서는 실제 사례 중심으로 백업 루틴을 구축하는 방법을 단계별로 안내하고, 추천 도구와 자동화 전략까지 구체적으로 정리한다. ① 왜 ‘동시 백업 루틴’이 필요한가?단순히 백업만 하..

프로젝트가 끝나고 일정 시간이 지나면 우리는 자연스럽게 저장 공간을 정리하게 된다.하드디스크, 클라우드, NAS, 혹은 메신저 다운로드 폴더에 남아 있는 수많은 파일들을 보며“이제 필요 없겠지”라는 생각에 과감히 지우고는 한다.하지만 정말 그래도 되는 걸까?오래된 프로젝트 파일은 단순히 과거의 데이터가 아니라,향후 업무 효율과 콘텐츠 재활용을 위한 중요한 자산이 될 수 있다.문제는 그것을 정리하지 않고 한꺼번에 삭제하거나, 정리되지 않은 채 쌓아두기만 한다는 데 있다.그래서 필요한 것이 바로 “오래된 프로젝트 파일, 지우기전에 꼭 해야 할 아카이빙 3단계”다.이 글에서는 실제 업무 흐름 속에서 오래된 파일을 정리할 때 무엇을 기준으로 아카이빙하고,어떤 흐름으로 남길지를 3단계로 구체화해 소개하고자 한다...

직장인이든 프리랜서든, 디자이너든 개발자든, 우리는 모두 크고 작은 작업을 매일 수행한다.하지만 그 작업들이 시간이 지나면 어디에 어떻게 남아 있는지 묻는다면,대부분은 ‘메신저 안에’, ‘슬랙 대화 속에’, ‘파일에 따로 저장 안 해뒀는데요’라고 대답하곤 한다.작업은 했지만 기록하지 않았고, 기록은 남았지만 포트폴리오로 정리되지는 않았다면,그 결과물은 결국 ‘사라지는 성과’가 된다.그래서 지금부터 필요한 것이 바로 작업 기록을 모아 포트폴리오로 전환하는 방법이다.이 글에서는 매일 하는 작업을 체계적으로 기록하고,그 기록을 하나의 포트폴리오로 연결해당신의 경력과 전문성을 설득력 있게 보여주는 전략을 소개하고자 한다. ① 왜 ‘작업 기록’이 중요한가?많은 사람들은 포트폴리오를 만들 때마지막 순간에 과거의 ..