할 일을 자동으로 정리해주는 앱 추천 TOP5

할 일을 ‘기록’만 하면 되는 시대는 지났다

우리는 매일 다양한 종류의 할 일을 떠올리고 처리한다. 회의 일정, 프로젝트 마감일, 장보기 목록, 개인 루틴까지… 하지만 문제는 할 일이 많아서가 아니라, 할 일을 정리하고 관리하는 시스템이 없다는 데 있다. 기존의 메모 방식은 단순히 해야 할 일을 나열하고, 완료 여부를 수동으로 체크하는 데 그친다. 그 결과 중요한 일을 놓치거나, 어떤 일을 먼저 해야 할지 우선순위가 흐려지기도 한다.

나도 예전에는 종이 메모지나 기본 메모 앱에 할 일을 적곤 했다. 하지만 시간이 지날수록 정리가 되지 않았고, 여러 플랫폼에 흩어진 기록들 때문에 중복 작업이 생기고 업무 흐름이 끊기게 되는 상황이 반복되었다. 그래서 본격적으로 할 일 관리 앱들을 사용하기 시작했고, 그중에서도 ‘자동 정리’ 기능이 있는 앱들이 생산성에 압도적인 차이를 만든다는 사실을 깨달았다.

이 글에서는 내가 실제로 사용해보고 업무 루틴에 적용해 본 결과, 할 일을 자동으로 정리해주는 대표적인 앱 5가지를 소개하려고 한다. 각 앱은 정리 방식, 자동화 수준, 사용자 경험(UI/UX) 측면에서 차이가 있으며, 당신의 스타일에 맞는 앱을 찾는 데 실질적인 도움이 될 것이다.

자동 정리에 최적화된 할 일 관리 앱 TOP5

1. Todoist – 라벨 기반 자동화의 정석

Todoist는 할 일 관리 앱의 대표 주자로, 단순한 입력부터 고급 자동화까지 아우르는 유연한 구조를 제공한다.
특히 ‘라벨’, ‘프로젝트’, ‘우선순위’, ‘반복 일정’, ‘필터’ 기능을 조합하면, 할 일들을 자동으로 분류하고 관리하는 구조를 만들 수 있다. 예를 들어 매주 월요일 오전 9시 #업무 같은 식으로 입력하면 반복 설정, 카테고리 지정, 알림까지 자동으로 설정된다.
또한 Zapier, IFTTT 등의 외부 서비스와 연동해 구글 캘린더 자동 등록, 완료된 작업 아카이빙까지 구현할 수 있다.
-추천 대상: 프로젝트 기반 업무, 반복 루틴이 많은 사용자

2. TickTick – 시간 기반 정리에 강한 앱

TickTick은 UI가 매우 직관적이고 가볍지만, ‘날짜 기반 정리’에 강한 앱이다.
할 일을 입력할 때 자동으로 날짜를 인식하고 캘린더와 연동해 보여주기 때문에, 하루 단위 혹은 주간 단위로 계획을 세우기에 최적화돼 있다.
또한 ‘집중 타이머’, ‘습관 추적기’, ‘체크리스트’ 기능이 내장되어 있어 할 일 + 시간관리 + 습관 형성을 한 번에 할 수 있다.
특히 반복 일정과 우선순위 기반 정렬이 깔끔하게 구성돼 있어, 정리 스트레스 없이 사용할 수 있는 게 큰 장점이다.
-추천 대상: 시간 단위로 할 일을 정리하는 사람, 집중 루틴 중심 사용자

3. Microsoft To Do – 마이크로소프트 생태계에 강력한 연결성

Microsoft To Do는 단순하고 깔끔한 UI를 기반으로 하면서도, 오피스 생태계와의 연동성이 매우 뛰어나다.
특히 Outlook, Teams, Microsoft 365와 자동으로 연결되어 업무 메일을 할 일로 바로 전환하거나 회의 일정을 일정표로 옮기는 데 유리하다.
중요한 작업은 자동으로 ‘My Day’ 탭에 배치되고, 작업 기한, 알림, 반복 주기 등을 쉽게 설정할 수 있어 진입장벽이 낮다.
또한 윈도우와 모바일 간 동기화 속도가 빠르고 안정적이다.
-추천 대상: 윈도우 환경 사용자, 오피스 기반의 협업 중심 사용자

 

4. Notion – 정리보다 ‘구조화’를 위한 최고의 플랫폼

Notion은 단순한 할 일 앱은 아니다. 하지만 페이지와 데이터베이스를 조합하면 아주 강력한 할 일 관리 시스템을 만들 수 있다.
할 일을 표로 정리하거나, 반복 루틴을 템플릿화하고, 카테고리별로 자동 분류하는 워크플로우를 구현할 수 있다.
예를 들어 ‘할 일 템플릿’을 만들어서, 오늘 날짜를 기준으로 할 일이 자동 복사되도록 설정하고, 완료 체크와 동시에 다른 페이지로 이동되도록 설정하는 식이다.
자동화 도구(Zapier, Make 등)와 연동하면 거의 코딩 없이도 강력한 시스템을 구성할 수 있다.
-추천 대상: 복잡한 프로젝트 관리, 커스터마이징을 선호하는 사용자

5. Sunsama – 일정 기반 일처리 흐름에 최적화

Sunsama는 상대적으로 잘 알려지지 않았지만, 할 일 + 일정 + 일간 계획을 하나의 흐름으로 연결할 수 있는 매우 직관적인 툴이다.
Todoist나 Asana와 연동해 할 일을 가져오고, 이를 캘린더에 드래그해서 배치하면 하루 단위의 실행 계획이 자동으로 생성된다.
매일 아침 ‘오늘 계획’을 세팅하고, 하루가 끝나면 ‘리뷰 기능’으로 마무리하는 일일 루틴 구조가 뛰어나며,
UI 자체가 시간 블로킹 중심이라 집중력 있게 일할 수 있도록 돕는다.
- 추천 대상: 하루 단위 실행 계획을 중요시하는 사람, 집중 루틴 설계에 관심 있는 사용자

 

 앱 선택 기준: 단순함보다 ‘흐름 설계’가 중요하다

많은 사람들이 할 일 앱을 고를 때 ‘UI가 예쁘다’, ‘입력이 빠르다’, ‘무료다’ 같은 요소만을 고려한다. 물론 그런 요소도 중요하지만, 생산성을 높이기 위한 진짜 기준은 ‘일의 흐름을 얼마나 자동화할 수 있느냐’다.
나는 여러 앱을 사용해보며 깨달았다. 좋은 앱은 ‘사용자를 훈련시키는 앱’이 아니라, 사용자의 사고 흐름에 맞춰 움직여주는 앱이다.

예를 들어 업무 중 급하게 생긴 할 일을 적을 때, 입력과 동시에 자동 분류가 되거나, 일정으로 자동 배정되거나, 완료 후 자동 아카이브되는 구조가 있으면 사용자 입장에서는 ‘할 일을 기억하고 정리하는 에너지’를 아끼게 된다.
즉, 앱이 일의 흐름을 대신 관리해주면 사용자는 판단과 실행에만 집중할 수 있다. 그렇기 때문에 어떤 앱을 선택하든, 정리 기준과 자동화 수준을 확인하는 것이 중요하다. 라벨 분류, 태그 활용, 날짜 인식, 반복 설정, 외부 연동 등을 기반으로, 할 일이 자연스럽게 움직이는 흐름을 만들 수 있는지 살펴봐야 한다. 이것이 ‘기록용 앱’과 ‘실행을 돕는 앱’의 차이를 만드는 요소다.

 

자동화된 정리 시스템이 만든 변화

나는 Todoist와 Notion을 주축으로 할 일 자동화 시스템을 만들고 나서, 하루 업무 루틴이 극적으로 바뀌었다. 그전에는 매일 아침 할 일을 떠올리고, 메모 앱을 뒤지고, 무엇부터 해야 할지 정하는 데만 30분 가까이 소모했다.

하지만 지금은 앱을 열면 오늘 해야 할 일이 자동으로 정리되어 있고, 중요도와 예상 소요 시간이 설정된 상태에서 바로 실행만 하면 된다. 이 변화는 단순한 시간 절약 이상의 효과를 가져왔다. 마감일 놓침이 사라졌고, 할 일을 기억하려고 머리를 쓰는 일이 줄어들면서 작업에 더 깊이 집중할 수 있게 되었다. 특히 반복 업무를 자동화하고 일정과 연동한 뒤부터는 하루 계획이 흐름으로 고정되면서 리듬을 만들 수 있게 됐다.

자동화는 거창한 기술이 아니다. 처음엔 단순한 라벨 설정 하나, 반복 체크박스 하나에서 시작하면 된다. 하지만 이 작은 설정이 쌓이면, 당신의 디지털 작업 환경은 완전히 달라진다. 할 일을 ‘정리하는 데 쓰는 시간’을 줄이고, ‘실제로 처리하는 데 쓰는 시간’을 늘리는 것, 그것이 생산성의 본질이다.

 

앱보다 중요한 건 ‘정리의 구조화’

할 일 관리는 앱의 선택이 전부가 아니다. 앱은 도구일 뿐이고, 진짜 중요한 건 그 도구를 어떻게 구조화해서 쓰느냐다.
이 글에서 소개한 5개의 앱은 기능, UI, 자동화 범위, 연동성 면에서 모두 강점을 가진 앱들이지만, 그 어떤 앱도 ‘설정만 해두면 저절로 되는 시스템’은 아니다. 자동화의 핵심은 일의 흐름을 관찰하고, 그것에 맞춰 앱을 조정하는 과정에 있다. 한 가지 앱으로 모든 걸 해결하려 하기보다, 하나의 구조를 만들고 여기에 앱을 배치하는 전략이 더 효과적이다.

오늘부터 할 일을 기록할 때, 한 번만 더 생각해보자. “이건 매주 반복되는 일인가?” “프로젝트별로 자동 분류될 수 있을까?” “일정으로 바로 배치할 수 있을까?” 그 질문에서부터 자동 정리의 루틴은 시작된다. 앱은 당신을 도와줄 수 있다. 하지만 흐름은 당신이 만들어야 한다. 그리고 오늘, 그 첫 번째 설정을 시작하는 것만으로도 업무 생산성은 완전히 달라질 수 있다.