투두리스트로 할 일 관리를 자동화한 루틴

매일 아침 할 일을 정리하는 게 버거웠던 시절

한동안 나는 매일 아침 업무를 시작할 때 가장 먼저 하는 일이 ‘오늘 뭘 해야 하지?’를 생각하는 것이었다. 그런데 그 질문이 생각보다 무겁게 다가왔다. 일의 양이 많아서가 아니라, 정리가 안 돼 있었기 때문에 머릿속이 항상 혼란스러웠다. 메모장, 노션, 캘린더, 스프레드시트, 포스트잇 등 다양한 방식으로 할 일을 기록해봤지만, 결국 “정리하려고 쓴 리스트를 또 따로 정리해야 하는” 이상한 상황이 반복되었다. 이런 과정을 겪으면서, 나는 ‘할 일’이란 것을 일일이 적고 옮기고 판단하는 시간 자체가 비효율적이라는 사실을 깨달았다. 단순히 기록하는 것에 그치지 않고, 자동으로 분류되고, 날짜가 배정되고, 반복적으로 나타나는 시스템이 필요했다.그때 처음으로 제대로 사용해본 앱이 Todoist(투두이스트)였다.

Todoist는 처음엔 단순한 할 일 목록 앱처럼 느껴졌지만, 사용법을 파고들수록 놀랄 만큼 자동화에 최적화된 기능들이 숨어 있다는 걸 알게 됐다. 그리고 나는 이 기능들을 활용해서 할 일 목록이 ‘알아서 흘러가는’ 구조를 만들게 되었고, 그 결과 지금은 아침에 메일함을 확인하기 전부터 오늘 할 일이 순서대로 정리돼서 기다리고 있는 상태가 되었다.

 

자동화를 위해 먼저 ‘루틴’을 정의했다

자동화를 시작하기 전, 내가 가장 먼저 한 일은 ‘내가 반복적으로 하는 일’과 ‘패턴이 있는 일’을 구분하는 것이었다. Todoist의 진짜 힘은 반복 작업, 자동 분류, 알림 설정에 있기 때문에, 자잘한 일 하나하나를 자동화할 수는 없지만, 일정한 형식을 갖춘 일이라면 매우 강력하게 관리할 수 있다.

예를 들어, 나는 매주 월요일 오전마다 프로젝트 별 진행 상황을 점검하고, 화요일에는 정기 회의를 준비하며, 금요일 오후에는 업무 마무리 및 주간 리포트를 작성한다. 이 모든 일은 매주 같은 시간에 반복된다.
그래서 Todoist의 ‘반복 일정 설정’ 기능을 활용해, 다음과 같이 입력했다:

• 매주 월요일 오전 9시 / 프로젝트 진행 점검
• 매주 화요일 오전 11시 / 회의 준비 자료 정리
• 매주 금요일 오후 4시 / 주간 업무 리포트 작성

이렇게 설정하면, 할 일은 내가 일일이 적지 않아도 자동으로 생성되고, 설정된 시간에 앱과 메일로 알림까지 온다.
또한 프로젝트별로 카테고리를 나누고, 각 카테고리마다 태그와 우선순위를 지정해서 내가 해야 할 일들이 어떤 업무인지, 어느 정도의 중요도를 가지는지를 한눈에 확인할 수 있도록 만들었다.

가장 좋았던 점은, 이 작업이 한 번의 설정으로 끝난다는 것이다. 매주 반복적으로 떠올릴 필요도 없고, 다른 앱에 복붙할 필요도 없다.
Todoist를 통해 할 일을 자동화하는 건 단순한 시간 절약이 아니라, 두뇌에서 반복 판단을 걷어내는 과정이었다.

 

내가 사용하는 자동화 조합 전략 3가지

Todoist 하나만으로도 상당한 수준의 자동화가 가능하지만, 나는 외부 툴과 연동해 더 정교한 루틴을 구축했다. 특히 Zapier(자피어), 구글 캘린더, 그리고 Notion을 함께 사용하면서 할 일 관리에서 일정 , 기록까지 연결된 흐름을 만들 수 있었다.

전략 ① Todoist 와 Google Calendar 자동 연동

• Zapier를 통해 Todoist에 등록된 할 일이 자동으로 구글 캘린더에 일정으로 생성되도록 설정
• 이렇게 하면 ‘시간 블로킹(Time Blocking)’이 자동 적용되어 일정과 할 일이 따로 놀지 않음
• 할 일을 달력에서 드래그해서 시간 이동하면 Todoist에도 자동 반영됨

전략 ② 특정 태그 입력 시, 자동 프로젝트 배정

• 예: 태그에 #클라이언트A 입력하면, 자동으로 ‘클라이언트A’ 프로젝트에 이동되도록 설정
• 태그를 기준으로 할 일을 분류하면, 하나의 리스트에 입력하더라도 프로젝트별 정리가 가능함
• 업무량 분석도 태그별로 가능해져서 매우 유용함

전략 ③ 완료된 할 일을  Notion으로 자동 전송

• Todoist에서 체크 완료된 항목은 Zapier를 통해 Notion 데이터베이스에 기록되도록 설정
• 회의, 마감, 콘텐츠 작성 등의 이력을 자동으로 보관하면서, 추후 업무 회고 자료로 활용 가능

이러한 자동화 조합을 통해 나는 ‘해야 할 일은 Todoist가, 해야 할 때는 캘린더가, 끝난 일은 노션이’ 알아서 처리하는 작업 흐름을 만들었다.
매일 아침 앱을 켜는 순간, 나는 어떤 생각도 하지 않고 바로 일에 집중할 수 있는 환경이 되어 있었다.

 

자동화 루틴이 만든 변화, 그리고 유지 방법

Todoist를 기반으로 한 자동화 루틴을 적용한 지 1년이 넘었다. 이 루틴을 꾸준히 유지하면서 가장 크게 느낀 변화는 ‘내가 생각보다 훨씬 많은 결정을 하고 있었구나’라는 자각이었다. 자동화 이전에는 할 일을 생각하고, 정리하고, 우선순위를 판단하고, 일정을 조율하는 데 매일 30분 이상을 썼다. 지금은 그 시간 대부분을 실제 업무에 집중하는 시간으로 전환할 수 있게 되었다. 물론 모든 일을 자동화할 수 있는 것은 아니다. 긴급하거나 예외적인 업무는 여전히 수작업 입력이 필요하다. 하지만 전체 업무의 60~70%가 자동으로 생성되고 관리되는 환경이 갖춰지면, 업무 스트레스는 확실히 줄어든다. 특히 미리 정리된 업무 루틴 덕분에 실수도 줄었고, 마감일을 놓치는 일도 거의 없어졌다.

 

이 루틴을 유지하기 위해 내가 사용하는 방법은 간단하다.
매주 일요일 저녁 20분 정도를 투자해 Todoist를 점검하고 수정하는 시간을 가진다.
새롭게 생긴 반복 업무는 루틴에 추가하고, 끝난 프로젝트는 정리하며, 한 주 동안 있었던 예외적인 이슈는 Notion에 기록해둔다.

결국 자동화는 기술이 아니라 습관이고, 습관은 구조가 있어야 유지된다. Todoist는 그 구조를 만들어주는 최고의 도구였고, 내가 만든 루틴은 단순한 앱 설정이 아니라 일을 대하는 방식 자체를 바꾼 시스템이 되었다.

할 일을 '기억'하는 게 아니라 '흐르게' 만들자

할 일 관리는 단순한 목록 작성이 아니다. 그건 매일 반복되는 업무 속에서 결정을 줄이고, 흐름을 설계하며, 집중력을 회복하는 도구다. Todoist는 단순한 할 일 앱이 아니다. 그것은 나의 두뇌에서 반복적인 판단을 걷어내고, 대신 실행에만 집중할 수 있도록 도와주는 시스템이었다. 이 글에서 소개한 자동화 루틴은 실제 내가 매일 사용하고 있는 방식이며, 누구든 같은 구조를 자신의 상황에 맞게 변형해 적용할 수 있다.
핵심은 “무엇을 할지 고민하는 시간을 줄이는 것”이다. 그 시간이 줄어들수록, 진짜 중요한 일에 더 많은 에너지를 쓸 수 있다.

오늘도 아침에 Todoist를 켜면, 내가 해야 할 일들이 이미 정리되어 기다리고 있다. 그건 마치 미리 정돈된 책상 위에서 하루를 시작하는 기분과도 비슷하다.
당신도 지금부터 할 일 관리를 자동화해보자. Todoist는 단순한 앱이 아니라, 작업의 흐름을 설계하는 도구가 되어줄 것이다.