하루를 계획대로 만드는 법: 작업 루틴 자동화 노션 시스템 공개

‘할 일은 많은데, 루틴은 늘 무너진다’는 당신에게

“하루를 계획대로 보내고 싶다”는 마음은 누구나 갖고 있다. 하지만 정작 현실은 아침부터 이메일, 슬랙, 회의, 마감 요청이 쏟아지고 나면, 계획은 금세 무너지고 ‘반응적인 하루’로 전환되기 마련이다. 계획대로 움직이려면, 우선 루틴이 자동으로 흘러가도록 만들어야 한다. 나도 예전에는 매일 같은 체크리스트를 수동으로 적고, 마감 일정을 머릿속으로 기억하려 하다 보니 반복 실수가 많았다.
그러다 노션(Notion)이라는 도구를 통해 루틴을 자동화하기 시작하면서, 비로소 루틴이 습관이 되었고, 시간의 흐름을 내가 통제하기 시작했다.

이 글에서는 실제로 내가 매일, 매주 사용하는 작업 루틴 자동화 시스템을 노션에서 어떻게 구성했는지 구체적인 구조와 세팅 방식, 유지 전략까지 모두 공개하려고 한다.

노션을 단순한 기록 도구로만 쓰고 있다면, 오늘 이 글을 통해‘루틴이 돌아가는 시스템’으로 진화시킬 수 있을 것이다.

 

 ① 루틴 자동화가 필요한 이유: 시간 낭비를 줄이고 사고를 덜어내기 위해

우리는 매일 수많은 일을 반복적으로 처리하고 있다. 하지만 그 반복은 대부분 수동적이다.
예를 들어, 매일 해야 할 일을 기억하거나 찾아야 한다면 그것만으로도 에너지가 소모되고, 실행력이 떨어지기 시작한다.

 반복되는 일은 기억이 아니라 ‘시스템’이 관리해야 한다

예를 들어 아래와 같은 루틴은 자동화가 가능한 영역이다:

• 매일 아침 확인할 체크리스트
• 매주 월요일마다 생성되는 주간 플래너
• 프로젝트별 마감 일정 확인
• 회의가 끝난 후 바로 실행 목록으로 전환
• 콘텐츠 제작 단계 추적

이런 루틴들을 매번 손으로 쓰는 건 효율이 너무 낮다. ‘어떤 걸 할지’보다 ‘어떻게 실행할지를 덜 고민하도록’ 만드는 것이 자동화의 핵심이다.

 자동화의 시작은 ‘템플릿화’

내가 루틴을 자동화하기 위해 제일 먼저 한 일은,
반복되는 형식을 고정하고, Notion 템플릿으로 만든 것이었다.

예를 들어 ‘오늘의 업무 체크리스트’, ‘주간 리뷰’, ‘콘텐츠 제작 플로우’ 등을
버튼 한 번으로 생성할 수 있게 템플릿화하고, 필요한 속성(Property)을 고정했다.
이제는 매주 루틴을 처음부터 적지 않아도 자동으로 흐른다.

 

 ② 실제 노션 구조 공개: 데일리 – 위클리 – 프로젝트 자동화 흐름

루틴을 자동화한 노션 시스템은 3단계 구조로 되어 있다: Daily(일일) → Weekly(주간) → Projects(업무/콘텐츠 흐름)

 [1단계] 데일리 루틴 페이지 자동 생성

항목설명

제목	📆 2025.07.05 Daily Tracker
구성	체크리스트, 일정 확인, 집중 업무, 운동/독서 기록 등
생성 방법	Notion 템플릿 버튼으로 매일 새 페이지 생성

 

이 페이지는 매일 아침 첫 업무로 클릭만 하면 새로 생성된다.
루틴은 이미 구성되어 있으므로, 나는 단지 체크하고 기록하는 일만 하면 된다.

 [2단계] 위클리 리뷰 & 계획 자동화

항목설명

제목	🗓️ Week 27 생산성 리뷰
구성	이번 주 성과 / 루틴 이행률 / 아쉬웠던 점 / 다음 주 목표
생성 방식	매주 일요일 밤, 주간 리뷰 템플릿 생성 → 기록

 

주간 단위 루틴은 한 주간의 진행 상황을 점검하고,
다음 주 목표를 미리 세우는 데 매우 유용하다.
또한 DB(데이터베이스)에 누적되어 월간, 분기별 회고로 연결 가능하다.

 [3단계] 프로젝트/콘텐츠 자동 트래킹

항목설명

페이지명	프로젝트 관리 DB
속성 구성	상태(예정/진행/완료), 마감일, 우선순위, 연결된 데일리 업무
자동화 요소	완료된 업무가 자동으로 프로젝트에 연결됨 (Relation + Rollup 사용)

 

이 구조를 통해 콘텐츠 제작, 마케팅, 제안서, 디자인 등 모든 반복 업무를 한 줄 흐름으로 트래킹할 수 있다.
마감일이 다가오면 ‘오늘의 업무’에 자동 표시되므로 누락이 줄어든다.

 ③ 루틴 시스템을 유지하는 방법: 자동화 이후가 중요하다

루틴은 만들기보다 유지하는 것이 더 어렵다. 그래서 나는 이 자동화 시스템을 단순하게 유지하면서도 지속할 수 있도록 아래와 같은 전략을 활용하고 있다.

 

 1) INBOX 구조 도입

• 갑자기 생기는 아이디어나 문서는 INBOX로 먼저 수집
• 매주 INBOX를 정리하면서 필요한 항목만 정규 DB로 이동
  → 자료와 업무가 뒤섞이는 것을 방지

 2) 목표 연동형 루틴 설계

• 모든 루틴은 ‘이걸 하면 어떤 목표에 도움이 되는가’에 연결
• 예: 독서 루틴 → 인사이트 기록 → 콘텐츠 기획에 반영
  → 루틴 자체가 목적이 되지 않도록 함

 3) 정리하지 않아도 유지되게 구성

• 예: 완료된 Daily 페이지는 자동으로 아카이브 뷰로 이동
• ‘삭제하거나 옮기지 않아도 흐름이 유지되도록’ 구조화

 4) 한 달에 한 번 시스템 점검 루틴

• 매월 1일, 주요 템플릿/DB 구조 업데이트
• 중복 페이지 정리, 속성 확인, 필터 조건 업데이트
  → 시스템이 무너지지 않도록 하는 ‘정기 정비’

 

루틴 자동화는 처음 만들 땐 시간이 걸리지만, 한 번 작동하기 시작하면 매일 반복되는 고민과 정리 시간을 줄이고, 중요한 일에 더 많은 에너지를 쓸 수 있게 해준다. 바로 이것이 생산성 자동화의 본질이다.

 

‘루틴이 돌아가는 구조’가 내 시간을 되찾아준다

노션은 단순한 메모 앱이 아니라 일상의 흐름을 자동으로 운영하게 해주는 시스템 구축 도구다.
단순히 정보를 적는 것을 넘어, 정해진 루틴을 클릭 한 번으로 불러오고, 데이터를 누적하고 회고하며, 작은 루틴이 쌓여 성과가 되는 구조를 만드는 것이 진짜 생산성 자동화다.

이 글에서 소개한 시스템은 매우 개인화된 것이지만, 누구나 자신만의 루틴을 자동화할 수 있다. 중요한 건 처음부터 완벽하게 만들려 하지 말고, 작은 루틴부터 템플릿화하고 연결해보는 것이다. 그렇게 만들어진 ‘나만의 자동화 루틴 시스템’은 당신의 하루를 계획대로 움직이게 하고, 시간을 쓸 곳에 제대로 쓸 수 있게 해줄 것이다.